Planowanie i organizacja – aktualizacja

Minęły prawie dwa lata odkąd pisałam o moim systemie planowania w TYM wpisie. Część rzeczy wciąż jest aktualna, a inne uległy mniejszym lub większym modyfikacjom. Uznałam, że czas na aktualizację tego wpisu, dlatego dziś po raz drugi opowiem o moim osobistym systemie organizacji i planowania, który pozwala mi mieć wszystko poukładane i ogarnięte.

1. Kalendarz.

Wiem, że większość ludzi już dawno porzuciła papierowe, książkowe kalendarze na rzecz tych kalendarzy online, w telefonach i aplikacjach, które możemy mieć zawsze przy sobie. Dla mnie jednak wciąż pisanie odręczne przy użyciu kolorowych cienkopisów i zakreślaczy stanowi duże źródło radości i jakoś nie mogę (albo po prostu nie chcę) przekonać się do innego trybu. Pozostaję więc wierna kalendarzowi książkowemu. W moim przypadku jednak nie jest to ogromny kalendarz, ale dość mały, poręczny kalendarzyk, w którym cały tydzień możemy zobaczyć na jednej stronie, a druga strona jest pusta i można ją poświęcić na własne notatki. Planuję zazwyczaj właśnie w ujęciu tygodniowym, więc ten układ sprawdza się u mnie znakomicie. Moje planowanie przypada na niedzielę wieczór i właśnie wtedy zapisuję wszystko, co chciałabym zrobić w obrębie następnego tygodnia. Wpisuję rzeczy, które na pewno się wydarzą, np. wizyty u lekarza (o ile nie wpisałam ich od razu po umówieniu się), spotkania, czy zorganizowane wyjścia w konkretne dni. Po stronie „wolnych notatek” zapisuję te rzeczy, które nie muszą wydarzyć się w konkretny dzień, ale chciałabym je zrealizować w ciągu danego tygodnia, np. umyć okna, znaleźć kurs Excela, zrobić zdjęcia do wpisu na bloga. Nie wpisuję tych aktywności na konkretne dni, choć zazwyczaj mniej więcej wiem, co zrobię którego dnia. Jednak w razie jakiejś „obsuwy” nie mam poczucia, że nie zrealizowałam czegoś danego dnia.

W przypadku bardziej wymagających dni lub wtedy, kiedy mam dużo różnych rzeczy do zrobienia, a mam poczucie ogólnego „rozmemłania”, przygotowuję sobie (zazwyczaj w dany dzień rano) plan na konkretny dzień. Używam do tego zwykłej małej kartki z notesu i tam wypisuję wszystkie czynności, które chcę wykonać. Pozwala mi to na spojrzenie na dzień z szerszej perspektywy i na ustrukturyzowanie tego dnia. Odhaczanie rzeczy z listy pozwala wyeliminować chaos w głowie i pamiętanie o wszystkim, co muszę zrobić.

W kalendarzu, przy każdym dniu tygodnia wpisuję również obiady, które będziemy w danym tygodniu przygotowywać. Tę część uzupełniam w oparciu o wcześniejsze ustalenia posiłków na dany tydzień i zrobione zakupy. O całym moim systemie planowania menu pisałam już w innym wpisie, do którego również serdecznie zapraszam.

Ostatnią rzeczą, do której wykorzystuję kalendarz jest wpisywanie aktywności fizycznych. Służy mi do tego znajdujący się na samym początku kalendarza roczny planer, gdzie na każdy dzień roku przypada jedna, mała linijka – w sam raz na wpisanie sportowych aktywności. Pozwala mi to na ogólny wgląd w moje aktywności, dzięki czemu widzę, czy nie jest ich zbyt mało. Uzupełnieniem tej części kalendarza jest aplikacja Endomondo, która zapisuje przebyte odległości i czas wysiłku.

2. Zeszyt inspiracji.

Uzupełnieniem mojego planowania z kalendarzem jest zeszyt inspiracji, który stanowi moje centrum dowodzenia w szerszym ujęciu, tj. rocznym i miesięcznym. Zeszyt mam nowy na każdy rok i przez cały rok służy mi do zapisywania celów i planów. Wszystko zaczyna się w grudniu, kiedy najpierw wykonuję podsumowanie minionego roku, tj. co się udało, co się nie udało i dlaczego. Następnie zbieram inspiracje i pomysły na kolejny rok i zastanawiam się, co bym chciała, aby w kolejnym roku się wydarzyło. Na te przemyślenia i luźne pomysły zazwyczaj daję sobie kilka dni do tygodnia i na początku stycznia zapisuję już wyklarowany plan na pierwszej stronie. W tym roku postawiłam na 3 większe projekty związane z różnymi sferami życia oraz na mniejsze rzeczy z podziałem na kategorie, m.in. plany zawodowe, osobiste, związane z relacjami, duchowością, itp. Plany te regularnie przeglądam i weryfikuję. Na kolejnych stronach zapisuję różne pomysły i rzeczy, które mogą być inspiracją lub pomysłem do wykorzystania w późniejszym czasie, np. nauka szycia na maszynie, ogarnięcie podstaw fotografii. Są to luźne propozycje, które mogę, ale nie muszę wykorzystać w tym roku, ale mogą też posłużyć jako plany na kolejne lata. W dalszej części zeszytu mam również rozpisane książki, które chciałabym przeczytać lub kupić, a także listę książek już przeczytanych w danym roku, cele finansowe na ten rok i rozpisane różne mniejsze projekty, które realizuję.

W zeszycie rozpisuję również plany na cały miesiąc: bardziej ogólne, luźne zagadnienia, które mają być tematem przewodnim danego miesiąca. Często związane są one z aktualnie panującą porą roku czy okresem, np. w grudniu planuję rzeczy związane z przygotowaniem się do świąt Bożego Narodzenia (np. sprawdzenie i ewentualne kupno nowych dekoracji, prezenty, podróże do rodziny) czy zbliżającymi się wydarzeniami, np. Chrzciny, albo na wiosnę: np. w marcu posprzątanie balkonu czy zasadzenie nowych roślin.

Po każdym kwartale robię również rozliczenie z danego okresu. Podsumowuję, co udało się zrealizować, a na co warto by było zwrócić większą uwagę w kolejnym czasie. Zastanawiam się, czy któreś cele się nie zdezaktualizowały lub nie uległy modyfikacjom.

Ze zmian, wobec poprzedniego wpisu dotyczącego planowania: zrezygnowałam z drukowania kalendarza na cały miesiąc i zawieszania go na tablicy korkowej. Rzadko z niego korzystałam i nie miał dla mnie praktycznego zastosowania.

Tak wygląda mój cały system zarządzania, organizacji i planowania. Wiem, że jest wielu wrogów robienia planów, ale dla mnie moment, w którym zaczęłam robić takie plany i ustrukturyzowałam sobie cały rok, był czasem, kiedy poczyniłam największe postępy w realizacji swoich celów i marzeń. Lubię planować i odhaczać kolejne zrealizowane rzeczy. Planowanie daje mi też poczucie kontroli o ogólnego ogarniania życia. Pozwala mi nie musieć trzymać wszystkiego w głowie i móc spokojnie zajmować się tym, co istotne. Planowanie wyeliminowało totalny chaos w moim życiu i je uporządkowało.

Dajcie znać, czy jestem totalnym świrem planowania, czy jednak też robicie jakieś plany. Podzielcie się, jak to wygląda u Was.

Czekam na komentarze!